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成本预算管理系统
 
成本预算管理系统

(网上报销系统)


一、 前言
《成本预算管理系统V1.0》已在湖南电信公司郴州、常德、邵阳、怀化等电信分公司成功实施, 进一步加强了对预算开支的管理、提高了工作人员的工作效率,通过在各种预算和开支的输入过程中采集原始数据,对它们进行必要的加工,以供后台统计、分析、查询,向管理者提供决策、支持的直接数据,从而达到对人力、物力、财力的综合有效管理和应用的目标,保证开支能够严格按计划执行,是集预算和网上报帐管理为一体的系统。主要从预算申报、预算执行、预算审批、预算分析、物资管理、会计处理等方面入手,着重解决预算管理在基层普及难度大、预算申报审批流程不规范、预算执行控制困难以及预算执行均衡性难以把握等问题,为企事业单位分析管理提供可靠的基础数据。以LINUX系统为基础开发平台,系统安全性进一步增加;包括多语种操作界面,方便公司开展国际业务。
本系统的开发,将原来粗放型的部门预算管理延伸到对每个员工的细化预算管理,对节约管理成本、提升政府行政机关和企业的管理水平,尤其对于解决政府预算工作中挪用预算资金的问题(即预算申报的费用项目和实际预算执行的费用项目不符),促进经济发展,提高经济运行质态也有十分重要的意义。
本公司在湖南省电信的开发经历已经在《湖南邮电报》上发表,在湖南电信反响热烈。
本项目与目前其他预算软件相比,存在如下创新:

理论创新


目前现有的预算软件功能一般都比较单一,普遍存在与财务管理结合不紧密,数据交互性差等弱点,为此,我们在本项目的开发过程中,把与财务的结合性放在一个重要的位置,与之相对应,要求企业财务管理人员应该树立预算管理的意识,并且根据具体情况和特点,将预算管理运用到企业管理中来,变单纯的事后控制,改为以事前、事中、事后相连贯和控制模式,加强企业对成本费用的管控力度,为企业经营服务。其次,目前现有的预算软件一般管理都是比较松散的,虽然也有总公司、分公司模式,但一般还是将年预算直接下达到总公司各部门、分公司各部门,由本部门进行管理为主,虽然有的费用也需要其他管理部门审批,但是控制力度是非常有限的,如果申报金额在本部门领导的审批权限内,就会跳过相关管理部门,导致相关管理部门即使想审批也审批不到!在本项目的设计中,成本预算管理的部门体系是分层次的,可以有例如总公司、分公司等预算管理模式,总公司对分公司的管理一般是针对分公司的某项费用下达预算的总数,给分公司一定的自主权,分公司根据总公司的该项费用的预算再进行分解到各部门,通过这样的办法,极大的提高了预算管理的可操作性,使得预算管理变得容易、灵活。同时将成本费用汲及到的项目进行细分,将这些项目分为集中、归口、正常三种费用,集中的费用适用范围包括总公司各部门和分公司各部门,归口的费用仅适用总公司各部门,正常的费用是各部门自己管理。集中和归口的费用都有专门的管理部门,一般是由总公司某部门,下达年预算时只下达到该管理部门,其他部门虽然没有该费用的年预算,但是可以申报使用该管理部门的年预算,不过,各部门申报的预算,不管金额大小,必须要得到该管理部门的批准方可使用,管理部门也可以对申报金额进行修改。通过这种方式,使得费用管理部门对相关费用的管理真正落到了实处,避免以前费用管理部门有时对费用管理有心无力的情况,一般来说,集中和归口的费用一般是年预算比较大,比较重要的费用,管理好这些费用,成本预算管理工作就能收到实效。第三、将成本预算与远程网上报销相结合,解决了传统报帐方式的效率低,执行周期长、预算管理困难、内部控制不力等种种问题,极大的提高了工作效益。第四、考虑与网上银行的接口,加快支付速度,节约成本开支,使得预算管理沟通顺畅。


应用创新


本项目主要功能模块中有年预算编制、月预算编制、月预算执行编制,其中年预算编制是成本预算系统的开始,因此年预算编制的功能强弱对下面的模块影响很大。目前现有的预算软件的年预算部份较弱,控制方式不多,本项目在设计时,目前已经有四种控制方式,基本上能满足企事业单位对于年预算控制的各种要求,具体见下图:第一种:这种方法一般是对于最末级费用的控制,也是最简单的控制方式。

第二种:对于某些费用,费用只要下达到其上一级预算项目,具体的预算项目上不下年预算,以市场拓展部的业务发展代办费而言,下面有代办固定电话手续费、代办PHS手续费、代办宽带手续费、其他代办费等,现在费用只要下到业务发展代办费上,而不必再关心各明细项目再分解成多少费用,这种方式即是粗型控制方式。

第三种:明细、混合相结合对于某些费用而言,费用下到非末级预算项目即可,但是其下面某些费用还是能定下来的,以下面为例:洞口财务部的其他业务费的年预算共是268700,其中下面的业务指定只能用91100元,差旅费是93400元,尽管其他业务费上还有年预算金额可用,但也不允许用。除了业务费、差旅费以后,别的预算项目可用的年预算为268700-91100-93400=84200元。

本系统的特点:
(—)细化了成本预算,达到了精确管理的目的。
将付现成本在人力成本、业务费、营销费、管理费等基础上,还进一步细分为若干小项,将成本费用分为集中的预算项目和经常性预算项目,经常性预算项目又分为归口管理的日常管理的预算项目。集中的预算项目和归口管理的预算项目都有专门的部门进行管理,任何其他需要使用该预算项目的部门都需要向相应的管理部门提出申请,只有相应的管理部门同意使用该项费用后,申报部门才能使用,否则,不管金额大小,都不能使用,从而将大中型企业相关专业管理部门的专业管控功能落到实处,避免专业管理部门想管理但有时力不从心。
(二)实现了单项成本、单项预算、单项管控。
实现了单项成本超全年预算,不得申报月度预算,当月支用超月度预算,不得申请报帐执行。
(三)注重预算过程控制。
通过该系统实现了预算管理从预算申报、预算审批、预算执行、预算调整、预算分析、预算考核的全过程流程控制,并通过年预算控制月预算、月预算控制月预算执行,掌握控制预算执行的进度,使企业能根据预算执行情况及时修正预算偏差。
(四)实现了预算系统与物资系统数据的对接。
该系统可直接从物资系统中提取物品的名称、规格型号、单价等信息,申请领用物资时,可直接查看领用物资的金额,从而实现了对物资成本控制的目的。
(五)实现了财务部门与专业部门双重管控
在该系统中,在强化了财务部门管控的同时,专业部门具备对专业费用进行审批和查询权限,使各专业部门对本专业的费用支出的总量、构成、用途、分布等情况了如指掌,充分发挥了专业部门的对成本费用的专业管控作用。
(六)固化了成本预算控制流程。
通过该系统,将成本预算控制的各个环节如年预算审批环节、月预算审批环节、月预算执行审批环节均设定了相应的审批流程,避免了人为因素的干扰,实现了预算控制流程的固化。
(七)实现了成本费用预算执行信息的实时查询。
通过该系统,成本费用的管理者、使用者均可实时查询成本费用发生的历史情况、支用进度、费用分布等信息。
(八)提供了强大的综合分析功能。
该系统在报表处理提供了多种分析处理报表,同时在查询分析模块中设定了多种查询方式,同时还可根据需要不断增加新的分析处理报表,为成本费用预算控制分析提供了强大的支撑功能。
使用本系统能够达到的目的
a) 加强了成本费用管理的力度,做到事前要申报预算,事中要进行审批,事后可统计分析。
b) 变预算管理被动为主动,使得预算管理不再是财务部门一个部门的事,而是全员参与,各部门齐抓共管,使得全员参与能力提高,这样能将预算工作做得更好。
c) 避免以前各部门重帐轻物的概念,对物资管理更合理、更方便。
d) 方便各种费用的统计分析,做到数据共享,各部门查询相应费用都很方便,为预算的编制提供方便。
e) 方便对成本费用的考核。

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联系人:

广州: 周先生 电话: 13725483184 MSN:internet8819@hotmail.com

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